第一章 总 则
第一条
学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程
中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根
据，也是干部工人档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和
规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》（2016 年 11 月 7
日修正版）、《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13 号）、
《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第 41 号）和《河南
省大中专毕业生档案管理若干规定》（教学〔2003〕624 号）等
文件，结合我校实际，制定本规定。
第二条
学生档案是反映个人经历和德、智、体及家庭政治、
经济状况的各种书面材料。档案材料的收集归档，要坚持真实性、
完整性、安全性、规范性原则，着重收集反映学生在校期间的政
治思想、品德作风、学习情况、学识水平、综合素质等内容的纸
质材料。
学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）
档、保管、使用、转递等相关管理工作。
第三条
在学生档案管理工作中，必须认真贯彻国家有关法
律、法规和组织人事工作的政策、规定，执行有关档案、保密的
法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续与安全。
第四条 学生档案管理实行学校归口管理、院（部）和相关职能部门密切配合的管理制度。
招生就业处为学校学生档案管理部门，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查和指导全校全日制普通本专科学生档案的管理工作。
各院（部）按照学校规定，负责对学生档案进行审查、整理、
补充、完善、移交和相关日常管理工作；
学生档案由各院（部）负责学生管理的工作人员（辅导员）
进行管理。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档
案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，
努力提高档案管理和服务水平。
第二章 档案材料收集范围
第五条
新生档案材料主要内容：
（一）高中阶段学籍登记表；
（二）高中阶段党团组织材料（入党、团申请书、志愿书、
思想汇报、重点培养对象材料等）；
（三）高考成绩单、高考报名登记表、高考体检表、高考志
愿表；
（四）新生入学登记表、入学体检复查表、入学复查材料。
第六条
在校生档案材料内容：
（一）学生入学登记表（学校自制）；
（二）学年鉴定表；
（三）党团组织材料（入党、团申请书、志愿书、思想汇报、
重点培养对象材料等）；
（四）社会实践活动登记表或其他社会实践活动情况；
（五）奖励材料（含三好学生、优秀党团员、奖学金、优秀
学生干部和优秀毕业生等材料）；
（六）处分材料（包括院部、学校处分决定或解除处分的决
定等）；
（七）各学习阶段退学、休学、转学、保留入学资格、复学
等变更材料；
（八）出国（出境）材料：在国（境）外学习、进修情况或
鉴定等材料；
（九）其他可供参考的有保存价值的材料。
第七条
毕业生档案材料内容：
（一）入学和在校期间应归档的材料；
（二）普通高等学校毕业生登记表；
（三）在校各科成绩表；
（四）毕业实习鉴定表；
（五）普通高等学校毕业生就业报到通知书；
（六）其它可供组织参考有保存价值的材料。
第三章 建立、收集、查阅档案方法
第八条
新生入学后，院（部）应在规定期限内，依据新生档
案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时
向招生部门报告；按照新生档案材料内容要求收集、登记、整理，
发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补
齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案清单上做出标注，
并由学生本人或有关部门写出情况说明，由个人、辅导员签名，
加盖院（部）公章存入个人档案。
第九条
新生入学资格审查结束后，根据学生报到入学名册
及资格审查结果，各院（部）按专业、学号顺序整理新生档案，
由学生辅导员归档，建立学生档案，专柜管理。
第十条
在校期间，各相关部门应支持院(部)随时收集、整
理学生培养过程中形成的符合本规定第六条的学生档案材料。
第十一条
学生毕业时，根据审核通过的毕业生名册，各院
（部）按照专业、学号顺序将学生学前档案、在校期间的档案材
料和毕业时应归档的材料收集整理，缺失应补齐。整理后，如实
填写毕业生档案清单。
第十二条
学生档案一般由学生所在院（部）档案管理人查
阅，如确属工作需要，校内其他党政部门经学生所在院（部）同
意也可查阅，个人及学生不能查阅学生档案材料。
第十三条
查阅学生档案须经学生所在院（部）主管领导批
准，根据需要可提供查阅部分或全部档案材料。
第十四条
学校以外单位需查阅学生档案，须持有单位介绍
信和本人身份证，经学生所在院（部）主管领导同意后方可查阅。
第十五条
学生档案原则上不准借出，如确属工作需要，须
经学生所在院（部）主管领导批准方可借出，但不准转借，不准
带出校外。借出的档案一般应当天归还，超过规定时间，要向学
生所在院（部）主管领导提前说明，办理续借手续，并及时归还。
第十六条
查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严
禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况，按学校有关规
定处理。
第四章 归档要求
第十七条
归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完
整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门或个人署名，
注明形成材料的时间。个人文字材料应有本人签字。
第十八条
归档的材料中，凡规定由组织审查盖章的须有组
织盖章，规定要同本人见面的（如审查结论、复查结论、处分决
定或意见、解除处分材料、组织鉴定等），一般应有本人的签字。
特殊情况下，本人见面后未签字的可由组织注明。
第十九条
对学生的奖励、处理、处分及解除处分材料，应
真实完整地归入学校文书档案和本人档案。
第二十条
学生档案材料的载体一般应使用办公用纸打印。
文字须是打印或用蓝黑、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、
红色墨水和复写纸书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复
印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第五章 档案转递
第二十一条
休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。
休学后复学及留级的学生，应凭学生复学及留级通知单，及时将
其档案整理，移交给新的所在班级，填写《学生档案转移交接单》，
办理相应的交接手续。
第二十二条
转专业学生的档案，应凭学校转专业通知单或
转专业文件，由转出专业院（部）及时整理学生档案，移交给转
入专业院（部），填写《学生档案转移交接单》，办理相应的交接
手续。
第二十三条
转学学生的档案，学校对其档案进行审查后，
凭转学通知单，由学校将其档案移交给转入院（部），填写《学
生档案转移交接单》，办理相应的交接手续。
第二十四条
对无学籍学生的档案管理：退学学生、被开除
学籍的学生，按学校规定期限办理退学离校手续，档案由院（部）
整理移交学校学生档案管理部门，由学校退回其家庭户籍所在地，
户口应按照国家相关规定迁回原户籍地或者家庭户籍所在地。意
外死亡学生的档案，根据学生家长的要求可转回家庭户籍所在地，
也可继续保留学校，由院（部）整理移交学校学生档案管理部门，
存入遗留档案专柜。
第二十五条
学生毕业时，院（部）将毕业生档案及档案清
单交学校就业部门，并办理交接手续；学校就业部门按照规定时
间，及时将学生档案按照当年的就业方案进行转递，不得留存学
校。
第二十六条
毕业生档案材料的转递必须通过邮政 EMS 或派
专人送取，原则上不准自带。如特殊原因，确需毕业生个人提取
档案的，必须在学校学生档案管理部门办理档案自提转移单。
第二十七条
毕业生个人档案要有档案清单，个人档案转出
时院（部）要再次审核，必须保证档案完整齐全，一般情况下，
不得扣留材料或分批转出。
第二十八条
毕业生档案邮寄单及档案自提转移单要长期保
存备查，实行交接工作制。
第六章 监督管理
第二十九条
为加强对学生档案材料收集归档工作的监督和
检查，各院（部）每年度要对学生的归档材料进行收集、整理、
清点、归档，并及时向学校学生档案管理部门通报，学校学生档
案管理部门每年度对院（部）档案管理工作进行督查。
第三十条
学生档案要按照国家标准的档案存放环境，由专
人负责、专柜存放。做好学生档案的防火、防盗、防潮工作，保
证档案安全。
第三十一条
档案管理人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政
策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做
好学生档案管理工作。对违反规定，涂改、伪造学生档案材料的
要追究责任，严肃查处。
第三十二条
学生档案在保存、转递过程中出现遗失的，谁
遗失谁负责，由相关责任人写出情况说明，并负责补办，确实无
法补办的，出具或协调相关部门出具证明。
第三十三条
院（部）应高度重视学生档案管理工作，认真
负责，档案管理落实到人，建立专门的档案管理专柜（保密柜）
进行管理。
河南中医药大学校长办公室 2018 年 7 月 25 日印发
通知公告
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